Hoe meer cursisten, hoe meer werk? Niet per se. Tenzij je persoonlijke een-op-een sessies organiseert, hoeft groei niet te betekenen dat je qua uren ook echt drukker wordt. Zolang je het maar slim aanpakt. Voor alle coaches en instructeurs die meer mensen willen helpen, maar ook maar 24 uur in hun dag hebben: deze tips helpen je om meer gedaan te krijgen, in minder tijd.
#1 Zorg voor een goede check-in of introductie
Een goed begin is echt het halve werk. Of je nou voor coachees of cursisten een intro of check-in opzet, zorg ervoor dat alles wat jij én zij moeten weten erin behandeld wordt. Je wilt namelijk voorkomen dat zij achteraf nog meer vragen hadden dan voorheen. Of dat jij de data die je hebt verzameld nog een keer moet nalopen met elke cursist, omdat je vraagstelling niet helemaal goed was.
Een sterke tool om data te verzamelen van cursisten of coachees is Typeform. Hiermee kun je als het ware een online check-in uitvoeren, maar dan op een veel menselijkere manier. Je maakt een survey die op een persoonlijke manier vragen stelt, maar data verzamelt als een super slimme robot.
Ook kun je in Google Drive de documenten delen waarin je cursisten en coachees in documenten werken, en waar ze ook informatie uit kunnen halen.
Welke tool of techniek je ook kiest, zorg ervoor dat het allesomvattend is en de intro er compleet mee wordt uitgevoerd, zonder dat je nog een paar keer terug moet om extra informatie te verzamelen
#2 Kies communicatiekanalen die voor jou werken.
Je wilt zo bereikbaar mogelijk zijn voor je cursisten, maar je wilt het ook georganiseerd houden. Wees duidelijk naar je cursisten welke communicatiekanalen ze kunnen gebruiken, en leef die regels na. Wanneer je continu moet schakelen tussen e-mail, WhatsApp, je forum, Facebookgroep en Twitter DM’s, verlies je ontzettend veel waardevolle tijd.
#3 Stop met multitasken. Echt.
Het ziet er misschien indrukwekkend uit als je vijf balletjes tegelijk in de lucht houdt. Maar wat blijkt? Multitasken is ontzettend slecht voor je uiteindelijke productiviteit.
Even je mail checken terwijl je een blog schrijft? De schrijfster van deze blog maakt zich er ook schuldig aan, met alle gevolgen van dien. Onderzoek toont aan dat het daarna namelijk maar liefst 15 tot 25 minuten om weer volledig gefocust op die blog te zijn.
Dat komt doordat multitasken niet bestaat. Men kan simpelweg niet twee dingen tegelijk doen op volledig breinvermogen. We kunnen wel snel switchen, waardoor we denken dat we twee dingen tegelijk doen. Maar in dat ‘snel’ switchen verliezen we juist veel tijd. Bovendien lopen taken dan in elkaar over en kun je sneller fouten maken, die je vervolgens weer moet corrigeren.
Ook word je langzamer door multitasken. In een onderzoek werden twee groepen gevraagd een tekst te lezen tot ze hem genoeg beheersten om er inhoudelijke vragen over te kunnen beantwoorden. De groep zonder afleiding was binnen vijf minuten klaar, terwijl de mensen die nog even appjes of Facebook checkten, er maar liefst anderhalf keer zo lang over deden. Reken dat maar eens om naar hoeveel je in een werkdag gedaan kunt krijgen.
#4 Zorg voor structuur.
Ja, een Trello, Asana, ClickUp of andere productiviteitstool volledig van A tot Z opzetten en leren beheersen kost tijd. Maar een structuur en overzicht creëren, bespaart je zoveel tijd op de lange termijn. Stel voor jezelf op hoe je workflow eruit ziet, en hou je daaraan. Want hoe vaker je iets op eenzelfde manier doet, hoe sneller je erin wordt. Bedenk je maar eens welke taken er regelmatig voor jou terugkomen, maar waar je steeds tijd op lijkt te verliezen omdat je geen echte eenduidige aanpak hebt.
Op zoek naar productiviteitstips specifiek voor het maken van je cursus? Ook die hebben we voor je! Check deze blog.
