Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor alle Belgische bedrijven, zowel voor facturen aan de overheid als tussen ondernemingen onderling (B2B). Pdf-facturen of e-mails met bijlagen zullen dan niet meer voldoen aan de wet.
Ook voor Nederlandse ondernemers die leveren aan Belgische klanten wordt dit belangrijk. Als jouw Belgische klant alleen nog Peppol-facturen mag ontvangen, moet jouw facturatiesysteem daarop voorbereid zijn.
In dit artikel leggen we uit wat Peppol is, waarom België deze stap zet, hoe het verschilt van UBL, en hoe je er als ondernemer — of als Maatos-gebruiker — slim op inspeelt.
Inhoudsopgave
Voor wie is dit relevant?
De nieuwe Peppol-verplichting raakt meer partijen dan je denkt:
- Belgische ondernemers:
Iedereen die een btw-nummer in België heeft en factureert aan andere Belgische bedrijven, moet Peppol gebruiken. - Dit geldt dus ook voor kleine zelfstandigen en freelancers.
- Nederlandse ondernemers met Belgische klanten:
Als jij cursussen, software of diensten verkoopt aan Belgische bedrijven, moet jouw factuur via Peppol kunnen worden verzonden.
Ook als je zelf niet in België gevestigd bent. - Maatos-gebruikers:
Heb jij een online academie via Maatos en verkoop je cursussen of trainingen aan Belgische bedrijven? Dan is dit voor jou relevant. Je facturatie moet op termijn via Peppol verlopen.
Nieuwe regelgeving in België vanaf 2026
De Belgische overheid verplicht vanaf 1 januari 2026 het gebruik van Peppol voor alle B2B-facturen, dat zijn dus alle facturen die tussen bedrijven gestuurd worden. De overheid gebruikt Peppol al langer voor facturen aan overheidsinstellingen (B2G), maar nu breidt de verplichting zich uit naar bedrijven onderling.
Deze verplichting wordt vastgelegd in de Belgische Wet tot invoering van verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen, gepubliceerd in 2024. De wet bepaalt dat alle Belgische ondernemingen hun verkoopfacturen elektronisch moeten uitwisselen via het Peppol-netwerk. Dat betekent dat klassieke facturen in pdf- of papieren vorm niet langer rechtsgeldig zullen zijn voor B2B-transacties.
Belangrijke elementen uit de regelgeving:
- Verplichte invoeringsdatum: 1 januari 2026 voor alle ondernemingen met een Belgisch btw-nummer.
- Toepassing: van toepassing op alle B2B-transacties binnen België, ongeacht de omvang van het bedrijf of de sector.
- Uitzonderingen: alleen natuurlijke personen zonder btw-nummer (zoals particulieren) blijven buiten de verplichting.
- Formaatvereiste: enkel facturen die voldoen aan de Europese norm EN 16931 (UBL 2.1 via Peppol BIS) worden geaccepteerd.
- Verzendmethode: alle facturen moeten via een erkend Peppol Access Point worden verzonden en ontvangen.
- Controle en sancties: de FOD Financiën zal toezicht houden; bedrijven die niet voldoen kunnen een administratieve boete krijgen en hun facturen worden als ongeldig beschouwd.
Voor buitenlandse bedrijven, zoals Nederlandse ondernemers die aan Belgische klanten leveren, geldt dat hun boekhoudsoftware ook Peppol-compatibel moet zijn zodra ze facturen sturen aan Belgische ondernemingen.
De Belgische overheid wil met deze stap niet alleen btw-fraude tegengaan en de administratie moderniseren, maar ook bedrijven voorbereiden op de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age). Die zal vanaf 2028 zorgen voor een uniforme verplichting tot e-facturatie in de hele Europese Unie.
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en vormt het fundament van de nieuwe Europese standaard voor digitale facturatie. In plaats van losse pdf’s of e-mails werkt Peppol met een beveiligd netwerk waarin boekhoudpakketten rechtstreeks met elkaar communiceren. Je kunt het zien als een gestructureerde postdienst voor digitale facturen.
Wanneer je een factuur via Peppol verzendt, gaat deze niet via de mailbox van je klant, maar rechtstreeks het boekhoudsysteem in. Elk bedrijf dat is aangesloten op Peppol heeft een unieke identificatie (de Peppol-ID) gekoppeld aan zijn btw-nummer. Zo weet het netwerk precies waar de factuur heen moet en komt deze veilig en automatisch aan.
In de praktijk betekent dit:
- Je hoeft nooit meer een factuur handmatig te mailen of invoeren.
- Facturen komen direct in het juiste systeem terecht, wat de kans op fouten drastisch verkleint.
- Betalingen kunnen sneller verwerkt worden omdat de gegevens al gevalideerd zijn.
- Het proces is volledig compliant met Europese en Belgische regelgeving.
Voor Maatos-gebruikers is Peppol vooral relevant als brug tussen de leeromgeving en de boekhouding. De Maatos-omgeving verzorgt de verkoop en registratie van cursussen, terwijl het gekoppelde boekhoudpakket de facturatie via Peppol uitvoert. Zo blijven alle onderdelen netjes gescheiden maar perfect verbonden.
Voordelen van Peppol voor ondernemers en Maatos-gebruikers:
- Geen handmatige invoer of e-mails meer nodig.
- Automatische verwerking van facturen via Moneybird of een ander boekhoudpakket
- Minder kans op fraude dankzij gecontroleerde verzendkanalen.
- Snellere betalingen en foutloze administratie.
- Naadloze integratie tussen je Maatos-platform en je boekhoudsoftware.
Bekende tools zoals Moneybird, Exact Online, Odoo, Teamleader en Yuki ondersteunen Peppol al volledig of bereiden de integratie voor. Voor Maatos-gebruikers is vooral de koppeling met Moneybird de meest directe en gebruiksvriendelijke manier om Peppol-facturen te versturen.
Wat is het verschil tussen Peppol en UBL?
Veel ondernemers verwarren Peppol met UBL (Universal Business Language). Kort gezegd:
- UBL is het formaat van de factuur (zoals een .xml-bestand dat door software wordt gelezen).
- Peppol is het netwerk waarlangs deze factuur wordt verzonden.
Een Peppol-factuur is dus een UBL-bestand dat via het Peppol-netwerk wordt verstuurd.
Vergelijk het met e-mail:
UBL is de taal waarin je schrijft, Peppol is het postnetwerk waarmee je het verstuurt.
Hoe ga je om met Peppol op Maatos?
Maatos biedt zelf geen directe Peppol-verbinding (en gaat dit ook niet doen), maar het platform is ontworpen om eenvoudig te koppelen met externe boekhoudsystemen. Op die manier hoef je binnen Maatos niets handmatig aan te passen, terwijl de facturatie toch volledig volgens de Belgische Peppol-verplichting verloopt.
Zo werkt het in de praktijk:
- Koppel je Maatos-account met Moneybird of een vergelijkbaar systeem.
In de instellingen van Maatos kun je je Moneybird API-sleutel toevoegen. Vanaf dat moment worden facturen automatisch doorgestuurd naar Moneybird. - Activeer e-facturatie (Peppol) in Moneybird.
In Moneybird vind je onder ‘Instellingen > Facturatievoorkeuren’ de optie om Peppol te activeren. Facturen die vanuit Maatos binnenkomen, worden dan automatisch via het Peppol-netwerk verzonden. - Controleer of je klant een Peppol-ID heeft.
Moneybird en Exact Online herkennen dit automatisch op basis van het btw-nummer. Je hoeft dus niets zelf te configureren. - Gebruik Maatos als verkoop- en leeromgeving, niet als boekhoudsysteem.
Maatos zorgt voor de verkoop, inschrijving en betaling; het boekhoudpakket verzorgt de correcte facturatie.
Aanbevolen koppelingen:
Maatos werkt goed samen met verschillende boekhoudsystemen. Dit zijn twee systemen waar wij en onze gebruikers goede ervaringen mee hebben:
- Moneybird – eenvoudig, snel te koppelen en volledig Peppol-compatibel.
- E-boekhouden.nl – geschikt voor ondernemers die meer automatisering willen.
💡 Tip: Wil je zeker zijn dat je klaar bent voor 2026? Maak nu al de koppeling en verstuur al je facturen automatisch via Moneybird. Zo ben je volledig voorbereid én bespaar je tijd met automatische synchronisatie tussen Maatos en je boekhouding.
Toekomst van e-facturatie in Europa
De ViDA-richtlijn van de Europese Commissie (VAT in the Digital Age) zet in op een EU-brede standaard voor e-facturatie en (bijna) realtime btw-rapportage. De verwachting is dat e-facturatie op basis van de Europese norm EN 16931 de default wordt en dat lidstaten geleidelijk nationale verplichtingen invoeren.
Wat betekent dit concreet?
- 2025–2026: Voorlopers zoals België maken B2B e-facturatie verplicht (via Peppol). Andere landen scherpen hun B2G-plichten aan en bereiden B2B-verplichtingen voor.
- 2027–2028: Verdere uitrol van ViDA-componenten: harmonisatie van formats (UBL/EN 16931), interoperabele netwerken (o.a. Peppol) en stappen richting digitale rapportage per factuur.
- Daarna: Steeds minder ruimte voor pdf’s/e-mail; machineleesbare facturen worden de norm in de EU.
Signalen en status in Nederland
- B2G e-facturatie is al jaren verplicht richting de Rijksoverheid (via Digipoort/Peppol); veel decentrale overheden eisen dit eveneens.
- B2B: er is (nog) geen wettelijke plicht zoals in België, maar er zijn duidelijke markt- en beleids-signalen:
- Grote boekhoudpakketten en ERP’s zetten Peppol standaard ‘aan’ en stimuleren UBL/EN 16931.
- Overheden en brancheorganisaties refereren aan ViDA en pilotprojecten voor digitale rapportage; verwachting: een gefaseerde invoering zodra de EU-kaders definitief zijn.
- Steeds meer inkoopafdelingen accepteren geen pdf meer en vragen expliciet om Peppol/UBL.
Kortom: Nederland beweegt richting bredere e-facturatie, met B2G als fundament en B2B in opmars. Wie nu al overstapt, voorkomt herwerk en voldoet makkelijker aan toekomstige eisen.
Wat betekent dit voor Maatos-gebruikers?
- Koppel Maatos aan een Peppol-geschikt pakket (bijv. Moneybird of Exact Online) en gebruik UBL als standaard. Je bent dan in één keer klaar voor België én toekomstige NL/EU-ontwikkelingen.
- Maak Peppol je default voor facturen aan zakelijke klanten, zeker in België en bij Nederlandse klanten die het al vragen.
- Documenteer je proces (“Maatos → Moneybird/Exact → Peppol”): het helpt bij ISO/kwaliteit, audits en klantvragen.
Het is dus verstandig om nu al over te stappen op digitale facturatie. Niet alleen om aan (komende) regels te voldoen, maar ook omdat het je bedrijf efficiënter, professioneler en schaalbaarder maakt.
Samenvatting
- Vanaf 2026 is Peppol-facturatie wettelijk verplicht voor alle Belgische ondernemingen met een btw-nummer. Ook kleine zelfstandigen en vzw’s vallen hieronder.
- Peppol fungeert als een veilig Europees netwerk voor elektronische facturen, gebaseerd op de UBL-standaard en de Europese norm EN 16931.
- Nederlandse bedrijven die factureren aan Belgische klanten, moeten hun facturatiesoftware koppelen aan Peppol om te voldoen aan de Belgische eisen. Dit geldt dus ook voor ondernemers die via Maatos cursussen of trainingen verkopen aan Belgische bedrijven.
- Maatos-gebruikers koppelen het best hun omgeving aan tools zoals Moneybird, Exact Online, of E-facturatie.nl. Deze systemen regelen automatisch de juiste verzending via het Peppol-netwerk.
- De overstap levert niet alleen tijdwinst, minder fouten en meer automatisering op, maar zorgt er ook voor dat je volledig compliant bent met de nieuwe Belgische wetgeving én voorbereid op de komende Europese ViDA-richtlijn.
