Een pdf’je maken, in de bijlage van een mailtje gooien, versturen — zo factureren de meeste ondernemers al jaren. Handig, vertrouwd, en in België vanaf 1 januari 2026 simpelweg niet meer geldig tussen bedrijven.
Vanaf die datum moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen aan andere bedrijven (B2B) als gestructureerde e-factuur via het Peppol-netwerk versturen én ontvangen. Een factuur in pdf of op papier voldoet dan niet meer aan de wet. En dit raakt niet alleen Belgische ondernemers: verkoop jij als Nederlandse ondernemer — of via je Maatos-academie — aan Belgische bedrijven, dan moet jouw facturatie daar óók op voorbereid zijn.
In dit artikel lees je rustig wat Peppol is, waarom België deze stap zet, hoe het verschilt van UBL, wat er precies verandert (inclusief de boetes en de uitzonderingen) en — het belangrijkste — hoe je het als ondernemer of Maatos-gebruiker zonder hoofdpijn regelt.
Inhoudsopgave
- Voor wie verandert er iets?
- Wat verandert er precies in België vanaf 2026?
- Wat is Peppol precies?
- Peppol of UBL — wat is het verschil?
- Hoe regel je Peppol als je met Maatos werkt?
- Hoe staat e-facturatie er in Nederland en de rest van Europa voor?
- Veelgestelde vragen over Peppol in België
- De kern op een rij
- Verder lezen
Voor wie verandert er iets?
De nieuwe verplichting raakt meer mensen dan je op het eerste gezicht zou denken. Grofweg zijn er drie groepen die ermee aan de slag moeten.
Allereerst de Belgische ondernemers. Heb je een Belgisch btw-nummer en factureer je aan andere Belgische bedrijven, dan werk je vanaf 2026 via Peppol. Dat geldt net zo goed voor de eenmanszaak of freelancer als voor het grote bedrijf — ook wie onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt (een jaaromzet tot € 25.000) ontkomt er niet aan.
Dan de Nederlandse ondernemers met Belgische klanten. Verkoop je cursussen, software of diensten aan een Belgisch bedrijf, dan moet jouw factuur via Peppol verstuurd kunnen worden — ook als je zelf gewoon in Nederland zit. Je hoeft je niet in België te registreren, maar je boekhoudsoftware moet het wél aankunnen. Lever je over de grens, dan loont het sowieso om je btw-regels rond online cursussen er nog eens bij te pakken.
En tot slot de Maatos-gebruikers. Heb je een online academie via Maatos en verkoop je trainingen aan Belgische bedrijven? Dan is dit voor jou relevant: je facturatie loopt op termijn via Peppol. Geen zorgen — verderop zie je dat dit met een goede koppeling vooral een kwestie is van één keer netjes instellen.
Twijfel je of je klant wel btw-plichtig is? Dat kun je per Belgische onderneming opzoeken in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Staat daar “Onderworpen aan btw”, dan vallen jullie samen onder de regeling.
Wat verandert er precies in België vanaf 2026?
Kort gezegd: vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor álle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. De overheid gebruikte Peppol al langer voor facturen aan overheidsinstellingen (B2G, verplicht sinds 1 maart 2024); die verplichting breidt nu uit naar het bedrijfsleven onderling.
Die datum staat sinds de zomer van 2025 ook echt vast: het Koninklijk Besluit dat de regels bevestigt, is op 14 juli 2025 gepubliceerd. De wettelijke basis ligt in de Belgische Wet tot invoering van verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen uit 2024. Vanaf 2026 zijn klassieke pdf- of papieren facturen voor B2B-transacties dus niet langer rechtsgeldig.
Waar moet je concreet rekening mee houden? De verplichting geldt voor alle B2B-transacties binnen België, ongeacht de omvang van je bedrijf of je sector. Facturen moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931 — in de praktijk het Peppol BIS-formaat (UBL 2.1) — en via een erkend Peppol Access Point worden verstuurd en ontvangen. De FOD Financiën houdt toezicht.
Eén nuance die vaak misgaat: Peppol is de standaard, maar niet honderd procent exclusief. Twee partijen mogen onderling een ander formaat of netwerk afspreken, zolang ze de Europese norm respecteren. In de praktijk is dat alleen haalbaar voor grote bedrijven die met sectorformaten als EDIFACT werken. Voor de meeste ondernemers wordt Peppol gewoon de norm — en iederéén moet sowieso in staat zijn om Peppol-facturen te kunnen ontvangen.
En niet iedereen hoeft te versturen. Er is een beperkt aantal uitzonderingen op de verzendplicht: failliete btw-plichtigen, ondernemingen die uitsluitend door artikel 44 vrijgestelde handelingen verrichten, niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, en forfaitaire btw-plichtigen (die regeling dooft sowieso uit, uiterlijk op 1 januari 2028). Werk je alleen voor particulieren (B2C)? Dan hoef je aan hén geen e-facturen te sturen — maar je moet ze wél van je leveranciers kunnen ontvangen. Ook dan moet je je systeem dus vóór 2026 op orde hebben.
En wat als je niet meedoet? Het Koninklijk Besluit legt oplopende boetes vast: € 1.500 voor een eerste overtreding, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende. Tussen twee vaststellingen zit een periode van drie maanden voordat een nieuwe inbreuk als “volgende” telt, en de fiscus hoeft je vooraf niet te waarschuwen. Daar komt bij dat pdf- en papieren facturen hun fiscale geldigheid verliezen, wat je btw-aftrek in gevaar brengt. Eén geruststelling: de FOD Financiën hanteert in de eerste maanden van 2026 een tolerantieperiode, waarin nog geen sancties volgen voor de kinderziektes van de nieuwe verplichting. Gebruik dat niet als excuus om te wachten, maar het geeft wat ademruimte als je net op tijd overstapt.
Twee dingen worden makkelijk over het hoofd gezien. Om de overstapkosten te verzachten, voorziet de Belgische fiscus tijdelijk in een verhoogde kostenaftrek van 120% voor software om e-facturen op te stellen, te versturen en te ontvangen. En de manier van btw-afronden verandert: afronden per factuurlijn mag niet meer, voortaan rond je af op het totaalbedrag van de factuur.
Waarom doet België dit allemaal? Met deze stap wil de overheid btw-fraude tegengaan, de administratie moderniseren en bedrijven voorbereiden op de Europese ViDA-regels — daarover verderop meer.
Wat is Peppol precies?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en vormt het fundament onder de nieuwe Europese standaard voor digitale facturatie. In plaats van losse pdf’s of mailtjes werkt Peppol met een beveiligd netwerk waarin boekhoudpakketten rechtstreeks met elkaar praten. Zie het als een gestructureerde postdienst voor digitale facturen.
Verstuur je een factuur via Peppol, dan gaat die niet naar de mailbox van je klant, maar rechtstreeks zijn boekhoudsysteem in. Elk aangesloten bedrijf heeft een unieke Peppol-ID, gekoppeld aan het btw-nummer, zodat het netwerk precies weet waar de factuur heen moet — veilig en automatisch.
In de praktijk betekent dat: je hoeft nooit meer een factuur handmatig te mailen of in te voeren, facturen komen direct in het juiste systeem terecht (waardoor de kans op fouten flink kleiner wordt), betalingen worden sneller verwerkt omdat de gegevens al gevalideerd zijn, en je bent volledig compliant met de Europese en Belgische regelgeving.
Voor Maatos-gebruikers is Peppol vooral interessant als brug tussen je leeromgeving en je boekhouding. Maatos verzorgt de verkoop en registratie van je cursussen, terwijl je gekoppelde boekhoudpakket de facturatie via Peppol uitvoert. Zo blijft alles netjes gescheiden, maar perfect verbonden. Hoe je de betalingen op je cursusplatform zelf regelt, lees je in dat aparte artikel.
De voordelen voor ondernemers en Maatos-gebruikers liggen voor de hand: geen handmatig werk meer, automatische verwerking via Moneybird of een ander boekhoudpakket, minder kans op fraude dankzij gecontroleerde verzendkanalen, snellere betalingen en een foutloze administratie — en een naadloze integratie tussen je Maatos-platform en je boekhoudsoftware.
Bekende tools als Moneybird, Exact Online, Odoo, Teamleader en Yuki ondersteunen Peppol al volledig of bereiden de integratie voor. Voor Maatos-gebruikers is de koppeling met Moneybird meestal de meest directe en gebruiksvriendelijke route om Peppol-facturen te versturen.
Peppol of UBL — wat is het verschil?
Veel ondernemers halen Peppol en UBL door elkaar. Kort gezegd: UBL (Universal Business Language) is het formaat van de factuur — een gestructureerd .xml-bestand dat software kan lezen. Peppol is het netwerk waarover dat bestand reist. Een Peppol-factuur is dus een UBL-bestand dat via het Peppol-netwerk wordt verstuurd.
Vergelijk het met e-mail: UBL is de taal waarin je je bericht schrijft, Peppol is het postnetwerk dat het bezorgt. Je hebt ze allebei nodig, maar het is niet hetzelfde.
Hoe regel je Peppol als je met Maatos werkt?
Eerlijk antwoord: Maatos biedt zelf geen directe Peppol-verbinding — en dat gaan we ook niet doen. Maatos is juist gebouwd om soepel te koppelen met externe boekhoudpakketten. Zo hoef je binnen Maatos niets handmatig aan te passen, terwijl je facturatie tóch volledig volgens de Belgische Peppol-regels verloopt.
Zo werkt het in de praktijk:
- Koppel je Maatos-account aan Moneybird (of een vergelijkbaar systeem). In de instellingen van Maatos voeg je je Moneybird API-sleutel toe; vanaf dat moment worden je facturen automatisch doorgestuurd.
- Zet e-facturatie (Peppol) aan in Moneybird. In je facturatie-instellingen activeer je Peppol. Facturen die vanuit Maatos binnenkomen, gaan dan automatisch via het Peppol-netwerk de deur uit.
- Controleer of je klant een Peppol-ID heeft. Pakketten als Moneybird en Exact Online herkennen dit automatisch op basis van het btw-nummer — je hoeft zelf niets op te zoeken.
- Gebruik Maatos als verkoop- en leeromgeving, niet als boekhoudsysteem. Maatos regelt verkoop, inschrijving en betaling; je boekhoudpakket verzorgt de correcte facturatie.
Maatos werkt goed samen met verschillende boekhoudsystemen. Dit zijn twee waar wij en onze gebruikers goede ervaringen mee hebben: Moneybird (eenvoudig, snel te koppelen en volledig Peppol-compatibel) en E-boekhouden.nl (geschikt voor wie meer automatisering wil).
Wil je zeker weten dat je klaar bent voor 2026? Maak nu al de koppeling en laat je facturen automatisch via Moneybird lopen. Dan ben je voorbereid én bespaar je tijd dankzij de automatische synchronisatie tussen Maatos en je boekhouding.
Hoe staat e-facturatie er in Nederland en de rest van Europa voor?
België loopt voorop, maar staat niet alleen. De Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) stuurt aan op een EU-brede standaard voor e-facturatie en (bijna) realtime btw-rapportage. ViDA is op 11 maart 2025 formeel aangenomen en op 14 april 2025 in werking getreden. Sindsdien mogen EU-landen zélf binnenlandse e-facturatie verplichten zonder eerst toestemming uit Brussel te vragen — precies wat België nu doet.
Wat betekent dat concreet?
- Nu al (sinds 2025): lidstaten mogen e-facturatie nationaal verplichten. België is een van de voorlopers, met de B2B-verplichting per 2026.
- Vanaf 1 juli 2030: voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU wordt e-facturatie op basis van EN 16931 verplicht, samen met digitale, bijna realtime btw-rapportage.
- Tegen 1 januari 2035: bestaande nationale systemen worden gelijkgetrokken met de Europese standaard.
Er komt dus steeds minder ruimte voor pdf’s en mailtjes; machineleesbare facturen worden de norm in de hele EU.
En in Nederland?
In Nederland is e-facturatie naar de overheid (B2G) al jaren verplicht, via Digipoort en Peppol; veel decentrale overheden vragen het inmiddels ook. Voor B2B is er nog géén wettelijke plicht zoals in België, maar de richting is duidelijk. Begin 2026 koerste het ministerie van Financiën in een Kamerbrief aan op een binnenlandse, Peppol-gebaseerde B2B-verplichting, in lijn met de Europese ViDA-deadline van 1 juli 2030. Binnen Benelux-verband werken Nederland, België en Luxemburg bovendien samen aan grensoverschrijdend e-factureren via Peppol.
Daarnaast zijn er duidelijke marktsignalen. Grote boekhoud- en ERP-pakketten zetten Peppol standaard “aan” en stimuleren UBL en EN 16931. En steeds meer inkoopafdelingen accepteren simpelweg geen pdf meer en vragen expliciet om Peppol. Kortom: ook in Nederland beweegt alles richting e-facturatie, met B2G als fundament en B2B in opmars. Wie nu al overstapt, voorkomt later dubbel werk en voldoet makkelijker aan toekomstige eisen.
Wat betekent dit voor Maatos-gebruikers?
- Koppel Maatos aan een Peppol-geschikt pakket (zoals Moneybird of Exact Online) en gebruik UBL als standaard. Dan ben je in één keer klaar voor België én voor wat er in Nederland en de EU aankomt.
- Maak Peppol je default voor zakelijke klanten, zeker in België en bij Nederlandse klanten die er al om vragen.
- Documenteer je proces (“Maatos → Moneybird/Exact → Peppol”). Dat helpt bij audits, kwaliteitseisen en klantvragen.
Het is dus slim om nu al over te stappen op digitale facturatie — niet alleen om aan de (komende) regels te voldoen, maar ook omdat het je administratie efficiënter, professioneler en schaalbaarder maakt. Wil je je administratieve en juridische zaken rond je cursus verder op orde brengen? Lees dan ook of je zomaar cursussen en certificaten mag geven en de andere artikelen in onze rubriek Cursus Omgeving Maken.
Veelgestelde vragen over Peppol in België
Is Peppol verplicht vanaf 2026?
Ja. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen als gestructureerde e-factuur via Peppol versturen en ontvangen. Peppol is de standaard; een ander formaat mag alleen als beide partijen dat onderling afspreken én de Europese norm EN 16931 respecteren.
Geldt de Peppol-verplichting ook voor kleine zelfstandigen?
Ja. Ook eenmanszaken, freelancers en ondernemingen onder de btw-vrijstellingsregeling (een omzet tot € 25.000) vallen onder de verplichting. Slechts een beperkt aantal situaties is uitgezonderd, zoals failliete ondernemingen of bedrijven met uitsluitend door artikel 44 vrijgestelde handelingen.
Moet ik als Nederlandse ondernemer Peppol gebruiken?
Lever je aan Belgische bedrijven, dan moet je factuur via Peppol verstuurd kunnen worden. Je hoeft je niet in België te registreren, maar je boekhoudsoftware moet Peppol wel aankunnen.
Kan ik na 1 januari 2026 in België nog een pdf-factuur sturen?
Niet voor B2B. Een pdf via e-mail voldoet dan niet meer aan de wet. Voor facturen aan particulieren (B2C) mag het nog wel, maar je moet inkomende e-facturen van je leveranciers wél kunnen ontvangen.
Wat is het verschil tussen Peppol en UBL?
UBL is het formaat van de factuur, Peppol is het netwerk waarover hij wordt verstuurd. Een Peppol-factuur is een UBL-bestand dat via het Peppol-netwerk reist.
Wat zijn de boetes als ik niet voldoe?
De boetes lopen op: € 1.500 voor een eerste overtreding, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende. Daarnaast verliezen pdf- en papieren facturen hun fiscale geldigheid, wat gevolgen heeft voor je btw-aftrek.
Hoe regel ik Peppol met Maatos?
Je koppelt Maatos aan een Peppol-geschikt boekhoudpakket zoals Moneybird; dat pakket verstuurt je facturen via Peppol. Binnen Maatos zelf hoef je niets handmatig te doen — de koppeling regelt de rest.
De kern op een rij
- Vanaf 2026 is Peppol-facturatie wettelijk verplicht voor alle Belgische ondernemingen met een btw-nummer. Ook kleine zelfstandigen en vzw’s vallen hieronder.
- Peppol is een veilig Europees netwerk voor elektronische facturen, gebaseerd op de UBL-standaard en de Europese norm EN 16931.
- Nederlandse bedrijven die aan Belgische klanten leveren, moeten hun facturatiesoftware aan Peppol koppelen. Dat geldt dus ook voor ondernemers die via Maatos cursussen verkopen aan Belgische bedrijven.
- Maatos-gebruikers koppelen het best hun omgeving aan tools als Moneybird, Exact Online of E-boekhouden.nl, die de juiste verzending via Peppol automatisch regelen.
- De overstap levert tijdwinst, minder fouten en meer automatisering op, en zorgt ervoor dat je volledig compliant bent met de Belgische wet én voorbereid op de Europese ViDA-richtlijn.
Verder lezen
- Peppol.org — de officiële internationale Peppol-organisatie
- E-Factuur België — de officiële uitleg van de Belgische overheid
- Moneybird: factureren via Peppol
- E-boekhouden: facturatie en administratie inclusief Peppol
Klaar om je cursusverkoop én je facturatie soepel te laten samenwerken? Met Maatos bouw je je eigen online academie en koppel je die in een paar klikken aan je boekhouding, zodat Peppol vanzelf goed loopt. Probeer Maatos gratis uit en richt je academie in zoals jij wilt, of plan een vrijblijvende videocall als je even wilt sparren over jouw situatie.
