Als je op zoek bent naar productiviteitstips, heb je het vast druk. Om geen kostbare tijd te verspillen aan een lange intro, duiken we dan ook meteen in onze acht favoriete tips voor cursusmakers die tijd willen besparen.
1. Bouw een systeem voor het verzamelen van ideeën
Hoe mooi zou het zijn: een rijke ideeënbibliotheek hebben die je altijd kunt raadplegen als je even vastloopt.
De meeste online creators en online instructeur lopen over van de spontane ideeën. Maar niet iedereen heeft een systeem om deze te vangen – en juist dat kan je enorm helpen je productiviteit te verhogen (en de kwaliteit van je cursus).
Of het nu een plotselinge inspiratie is of een geleidelijke gedachte die rijpt terwijl je je dagelijkse taken uitvoert, elke gedachte telt.
Ben je niet iemand die altijd een pen en notitieblok bij de hand heeft? Tools zoals Evernote of Google Keep zijn perfect om deze ideeën direct vast te leggen. Het mooie van deze apps is dat ze naadloos synchroniseren tussen verschillende apparaten. Dit betekent dat je een idee kunt vastleggen op je telefoon en later, als je thuis of op je kantoor bent, verder kunt uitwerken op je computer.
Door consequent je ideeën vast te leggen, bouw je een persoonlijke ideeënbibliotheek op. Deze bibliotheek wordt een waardevolle bron waaruit je kunt putten wanneer je nieuwe cursussen ontwikkelt of bestaande cursussen wilt verbeteren. Het kan ook fungeren als een inspiratiebron op momenten dat je vastzit wanneer je bijvoorbeeld nieuwe content voor social media wilt schrijven.
Zo haal je het meeste uit je ideeënbank:
- Categoriseer je ideeën: organiseer je notities in verschillende categorieën zoals cursusthema’s, social media/nieuwsbrief, of feedback. Dit maakt het makkelijker om later specifieke ideeën terug te vinden.
- Gebruik spraakopnames: als je geen tijd hebt om te typen, gebruik dan de spraakopnamefunctie om je ideeën vast te leggen.
- Review regelmatig: neem wekelijks of maandelijks de tijd om je vastgelegde ideeën door te nemen. Dit kan je helpen om verbanden te zien die je eerder niet zag en inspireert je om nieuwe cursusconcepten te ontwikkelen.
2. Deel je werk op in batches
Heel veel mensen worstelen met het uitvoeren van twee verschillende taken op dezelfde dag. Bijvoorbeeld het uitwerken van een creatieve video, en het doen van de administratie. Of het filmen van cursusmateriaal en schrijven van een blog.
Hoewel het qua tijd soms prima in je dag past, past het niet altijd in je hoofd. Splits het daarom gewoon op in batches.
Dit houdt je in ‘de zone’ voor elke specifieke taak en voorkomt mentale vermoeidheid door constante taakwisselingen. En er zijn nog wat voordelen:
- Verbeterde focus: door je op één type taak per keer te richten, kan je diep in het werk duiken zonder afgeleid te worden door andere taken.
- Tijdsefficiëntie: het wisselen tussen verschillende taken kost tijd en energie. Batchen minimaliseert deze overgangen en maakt je werkdag efficiënter.
- Consistentie in kwaliteit: door meerdere video’s in dezelfde setting op te nemen, zorg je voor een consistente kwaliteit en stijl, wat bijdraagt aan een professionelere uitstraling van je cursus.
3. Zet je notificaties uit en plan vaste momenten om te reageren
De constante stroom van e-mailnotificaties en de verleiding om sociale media te checken kunnen serieuze afleidingen vormen voor online instructeurs. Ja, zelfs als je bezig bent met social media posts uitwerken, kan social media een enorme blocker zijn.
Tijd om daar wat aan te doen:
- Specifieke tijden voor e-mails en DMs: stel vaste tijden vast voor het controleren en beantwoorden van e-mails en andere berichten, bijvoorbeeld aan het begin van je werkdag, na de lunch en voordat je afsluit. Zo mis je niks en reageer je alsnog snel, maar behoud je wel je concentratie.
- Blokkeer apps: worstel je ermee om je notificaties niet te checken of om niet even snel te scrollen? Overweeg tools zoals Freedom of Cold Turkey. Deze apps blokkeren de toegang tot afleidende websites en apps gedurende de door jou ingestelde tijden.
- Plan je sociale media: gebruik social media marketing niet als een excuus om eindeloos te scrollen. Denk terug aan de vorige tip en probeer je social content op een vast moment in batches uit te werken.
Lees ook: ietwat onconventionele productiviteitstips…
4. Gebruik de Eisenhower Matrix om prioriteiten te stellen (en andere taken uit te besteden!)
Het effectief managen van je tijd en taken is cruciaal, maar het gaat er niet om hoe je alles als een Tetris-puzzel in je agenda kunt passen. Productiviteit betekent ook toegeven wat je zelf moet doen, en wat je beter kunt uitbesteden. Maar hoe bepaal je dat?
Met de Eisenhower Matrix categoriseer je taken op basis van urgentie en belangrijkheid. Dit helpt je om te bepalen welke taken je zelf moet doen, welke je kunt uitbesteden, welke je moet plannen en welke je kunt schrappen.
Als je je matrix hebt uitgewerkt, is het tijd om te kijken of je iets kunt uitbesteden. Natuurlijk moet dat ook binnen je budget passen, maar vaak is er meer mogelijk dan je denkt.
Stel, je bent geweldig in het overbrengen van kennis, maar videobewerking is niet je sterkste punt. Door een freelance video-editor in te huren, kun je je concentreren op het ontwikkelen van content, terwijl je toch zorgt voor professioneel bewerkte video’s. Dat doet je cursus ook weer goed, en daardoor zul je uiteindelijk meer verkopen en betere reviews krijgen.
Als er een taak is die je tegenhoudt in het lanceren van je cursus, bekijk het dan zo: als ik dit niet uitbesteed, gaat mijn cursus er nooit komen en kan ik ook niks verkopen. Dan investeer je niks, maar krijg je ook niks terug. Soms is er een kleine investering nodig om je cursus tot stand te brengen, en die verdien je dan vaak ook terug.
5. Bespaar nog meer tijd met automatisering
Net iets anders dan uitbesteden, maar net zo handig: automatiseren! Dat kan met AI nu voor veel meer taken, maar er zijn talloze handige tools op de markt die je helpen om een groot deel van je werk te automatiseren.
Hier zijn enkele praktische tips en tools die je als online instructeur kunt gebruiken om je productiviteit te verhogen.
- Social media beheer: gebruik tools als Later, Buffer of Hootsuite voor het plannen en automatiseren van je social media posts.
- E-mailmarketing: tools als Mailchimp of ConvertKit zijn ideaal voor het automatiseren van e-mailcampagnes en het segmenteren van je mailinglijst.
- Contentcreatie: AI-tools zoals Jasper kunnen ondersteunen bij het genereren van blogideeën of het opstellen van concepten. Voor het automatisch ondertitelen van video’s kun je gebruikmaken van specifieke software.
- Projectmanagement: beheer je projecten met tools als Asana, Trello of Monday.com. Koppel deze met Zapier voor extra automatisering.
- Financieel beheer: automatiseer je boekhouding met software zoals QuickBooks of FreshBooks voor efficiënt financieel beheer.
6. Gebruik templates om effectiever content te creëren
Je hoeft niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden. Maak sjablonen voor veelvoorkomende cursusmaterialen en andere content, zoals:
- Video’s: ontwikkel herbruikbare templates voor slides die passen bij je merk voor een consistente en professionele look. Dan hoef je alleen de woorden aan te passen.
- Scripts en lesplannen: creëer een basisstructuur voor scripts met secties voor inleiding, kern en conclusie.
- Social media en blogposts: gebruik tools zoals Canva voor het maken van visueel consistente posts met vooraf ingestelde sjablonen.
- E-mailcommunicatie: stel standaard e-mailsjablonen op voor veelvoorkomende berichten zoals welkomstberichten en feedbackverzoeken.
- Feedback evaluaties: Gebruik gestandaardiseerde formulieren voor feedback en cursusevaluaties voor consistente data-inzameling.
7. Plan je productiviteit voor de lange termijn
Maak een langetermijnplanning, bijvoorbeeld voor de komende maand, en neem ook een actiepunt op om de planning voor de daaropvolgende maand te maken. Zo word je niet verrast door de werklast en weet je wat er aan komt. Bovendien zie je patronen en terugkerende taken, wat je helpt om ze beter te plannen. Productiviteit gaat niet alleen over wat je vandaag doet, maar ook over wat je op de lange termijn plant. En dat helpt met:
- Anticiperen op werklast: door vooruit te plannen, kom je nooit voor onaangename verrassingen te staan. Je weet wat er komt en kunt je daarop voorbereiden.
- Identificeren van patronen: een langdurige planning helpt je om patronen in je werklast te herkennen. Zo kun je bijvoorbeeld ontdekken dat bepaalde tijden van het jaar drukker zijn en hierop anticiperen.
- Beter beheer van terugkerende taken: door regelmatig terugkerende taken te identificeren, kun je efficiënter plannen en tijd vrijmaken voor nieuwe projecten of creatieve processen.
8. Kies een LMS dat alles onder een dak heeft
Er gaat heel wat tijd verloren aan het switchen tussen tools, nieuwe tools leren kennen en integraties uitvogelen. Daarom adviseren we altijd om met een allesomvattend LMS te werken, waarin alles voor de verkoop van je cursus geregeld wordt.
Het gebruik van een allesomvattend Learning Management System (LMS) zoals Maatos kan een gamechanger zijn voor elke online instructeur. Door te kiezen voor een platform waar alles – van cursuscreatie tot verkoop en marketing – geïntegreerd is, bespaar je waardevolle tijd en verminder je de complexiteit van het beheren van je online cursussen.
Voordelen van een alles-in-één LMS zoals Maatos:
- Geïntegreerde tools: Met een LMS als Maatos heb je toegang tot ingebouwde tools voor alles tot content management en betalingen, wat betekent dat je niet hoeft te schakelen tussen verschillende softwarepakketten.
- Eenvoudig beheer: beheer je cursussen, deelnemers, betalingen en promoties allemaal vanaf één centrale plek. Dit verhoogt je efficiëntie enorm en vermindert de tijd die je kwijt bent aan administratieve taken.
- Naadloze integraties: geen gedoe met het koppelen van verschillende platforms. Bij Maatos zijn alle essentiële functies al geïntegreerd, waardoor je naadloos je cursussen kunt ontwikkelen, lanceren en promoten.
- Klantensupport: je krijgt toegang tot uitgebreide ondersteuning, wat betekent dat je altijd hulp kunt krijgen als je ergens tegenaan loopt.
- Flexibiliteit en schaalbaarheid: of je nu net begint of een ervaren cursusmaker bent, Maatos biedt de flexibiliteit om je platform te laten meegroeien met jouw behoeften.
Bonustip: de opstartservice van Maatos
Of je nu een beginnende cursusmaker bent of je huidige aanpak wilt stroomlijnen, Maatos biedt een gebruiksvriendelijke, efficiënte en allesomvattende oplossing. Nog meer tijd besparen? Check dan onze opstartservice! Daarmee kun jij je volledig focussen op het maken van je cursus, terwijl wij je website alvast klaarstomen.
Verder lezen over productiviteit? Check: zo blijf je als instructeur of coach productief wanneer je groeit
